全国铝门窗幕墙新产品博览会成长20年，致力助推行业发展，随着越来越多的门窗幕墙相关企业走出国门，开发海外市场，特别编辑了本期海外门窗展会的推广指引，希望对门窗幕墙海外参展企业有帮助。
参加国外展览是海外市场营销的一个重要环节，由于展览的准备期很长，在决定参加某一展览之后，最好成立工作小组或指定专人负责规划。工作小组除负责与主板单位联络外，同时负责推动部分参展工作，控制进度及各单位间协调配合。
展前准备工作一般需要配合主办单位的进度，依照展览举办频率的不同，最早可能在展出前一年多就必须开始，比较晚的，至少也须在展前半年推动。下面将一些重要的准备事项及可能碰到的突发状况与应对方法分别说明如下：
一、展前准备
1、 展位签订
展位洽谈通常在展前9至10个月就必须向主办单位报名，有些2、3年一度的展览，甚至会在1年多前就开始报名。有意参展时，必须尽早与主办单位联系，及早报名以争取较好的位置。
一般而言，主办单位会主动寄报名资料给上届参展厂商，但为了确保可以收到最新参展资讯，建议主动与主办单位联系，并随时注意展览官方网站。另外，许多著名的展览目前在中国都有代理或分公司，以方便中国厂商接洽，建议随时与代理商或分公司联系，以确保获知展览最新消息。
主办单位通常会准备简单的报名表供参展厂商填写并申请展位，其内容通常是公司基本资料，展位租金以及所需的展位尺寸等，有的主办单位会要求连同订金一起寄回。填妥报名表就是参展报名的第一步，与主办单位的互动也自此开始。
主办单位在收到所有报名厂商的申请表后，会进行展位分配，分配完成后，会将结果通知参展厂商，并请报名厂商确认。如对分配到的展位不满意可向主办单位争取更换，但越热门的展览，在主办单位展位分配后，越不容易更换展位。
展位确认后，主办单位会寄展位合约书或付款通知书（INVOICE)要求支付订金或头期款。要注意的是，在报名表的背面，往往有许多主办单位规定之条款，填写报名表时应该详细阅读。通常上面会有取消展位之退款比例与期限，报名厂商需多加注意。
2、 参展手册
约莫展前3个月左右，主办单位会寄来【参展手册】SERVICE MANUAL 或EXHIBITORS' MANUAL.但因目前提倡环保，多数展会的【参展手册】通过网络下载，主办单位已不再寄纸质的手册给参展厂商。
这本手册极为重要，因为手册内详载展览所有规范，也详列参展厂商与主办单位双方权利业务，请务必详加研读。
参展手册的内容大致可分为展览会基本资料、展出规定以及各式服务之申请表格三大部分。参展厂商可依照个别需求来找寻所需要的表格或资料。
3、 展品及宣传品准备
参展用的展品及宣传品务必要提早准备，且必须与参展进度相配合，请务必注意装船日。展品的包装可以比照一般出口的规定办理，唯一不同的是，要方便战后再包装。
展会常见的宣传品包括产品目录、工作人员名片、DM、手提袋、CD等。建议产品目录及CD最好不要全部任由参观者自由取阅，应分送给自认为满意的客户。单张等简单的产品目录，可以让参观买家自行取阅，较详细之产品目录及CD则赠予比较有潜力的买家，必要时可以征得其同意后，邮寄到其办公室，以避免被丢弃。
4、 展品运输
参展厂商必须注意展品的准备时间必须与与展品运输船期相配合。亚洲展至少于展前1个月装船，欧洲展则至少须在展前45天启运。宁可让展品早几天运到，多付几天仓租，也不要因为外在因素（如罢工、台风等意外），造成展品延误抵达。
如果展品要随身携带，则最好准备相关文件（如专利证明、原产地证明等），以备通关时可能发生的各种情况。展品是参加展览最重要的一环，任何足以影响展品运输的情况务必卖出，以确保如期展出。
5、 展位装修规则
在收到主办单位确认的展位平面图后，应该立即进行展位设计规划。但是在规划之前，首先要确认装搭预算。预算是决定装修好坏最重要的因素之一。前外国外参展，最经济实惠的展位布置方式是租用装搭材料，委托搭建公司施工。
装修规划的第一步是平面设计，参展厂商要依据服务台接待区，产品展示区、形象区、交易洽谈区以及储藏室等功能，进行展位的规划。规划展位时应就参展目的进行区域分配。如果参展的目的是在展示产品，则产品展示区与交易洽谈区的比例要较大，反之如果参展的目的是在形象塑造与宣传时，形象区的比例要比较大。目前我国厂商参加国外展览主要目的多为产品的展示、行销，因此产品展示区及交易洽谈区应为展位装搭的重点所在。
规划展位除了以上原则外，在实际操作中还要注意展位中是否有柱子，如果有的话，其大小尺寸及所在位置均需查明。有些主办单位会规定面临走到的展位必须空出一段距离来陈列展品，装搭也必须向内缩一段距离才可搭建至某一高度。这些规定务必在展位装修规划前参考参展手册的相关规定事项，以避免触犯规定而滋生困扰。
6、 旅行事务
参展牵涉商务旅行，确定参展之后，找个有经验的旅行社办理签证、安排机位及洽谈旅馆等事宜，只要掌握时效、告知需求就可以，并无特别之处。只是参展厂商要特别注意，所有行程及住宿的安排最好尽早处理，因为一些国际大展，到了展览期间酒店价格就会上涨，并且供不应求，如果已确定参展人员，建议最好提早预订机票及旅馆，以便提早保留。
7、 会刊目录
会刊是方便参观买家查阅所有参展厂商资料的手册，内容有所有参展厂商的基本资料跟摊位位置，因此此项资料的登录非常重要。一般来说，主办单位会提供免费的基本资料登录，但是有些主办单位连最基本的名址也要向参展厂商收费。
有些会刊除了参展商的基本资料以外，还提供产品检索，商标检索，广告刊登以及新产品介绍的服务，但是均须收费，且价格大多不便宜。填表申请时应详细研读，避免填列无意义的文字，徒增费用。
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